Gestão e Controle Financeiro para Empresa – Guia Completo

A gestão de crédito e o controle da inadimplência exigem cuidados recorrentes dos empresários. Para quem realiza um maior controle desde a abertura do negócio, os benefícios para a saúde financeira da empresa e sustentabilidade a longo prazo tendem a ser maiores ainda.

Entre as melhores formas de iniciar este controle de modo eficiente é iniciar construindo uma política de crédito a ser seguida na empresa, para assim estruturar todas as etapas que envolvem: a concessão de crédito a clientes, a prevenção de riscos, a política de faturamento junto a fornecedores, além do sistema de cobrança e recuperação de créditos.

Para a definição deste planejamento, devem ser respondidas diversas questões como:

Para o relacionamento com clientes:

1. Como pretendo realizar a aprovação e crédito para vendas em compras financiadas?

2. Quais os melhores critérios para a aprovação de crédito junto ao perfil do meu público-alvo, sem perder oportunidades de negócios?

3. Quais estratégias poderão ser usadas para acompanhar o comportamento e gerenciar relacionamento com clientes para prevenir riscos?

4. Como prever problemas para antecipar decisões pró-ativas que reduzam a inadimplência?

5. Quais ações podem ser implantadas para reduzir o número de ações de cobrança e aumentar a recuperação de créditos?

Para o relacionamento com fornecedores:

●      Qual a melhor maneira de estabelecer um bom relacionamento de confiança assegurando os direitos de ambos os lados?

●      Qual a margem aceitável de prazo para financiamento das compras e prazos de entregas?

●      Quais as melhores formas de garantia para o faturamento de novas compras à prazo?

●      Quais as melhores estratégias para negociar atrasos, evitando ações de cobrança?

Inadimplência e cobrança

Recomendações para controle da cobrança e inadimplências:

Será preciso estabelecer um sistema de controle contínuo de seus clientes e devedores, garantindo um controle maior da evolução dos recebimentos, revisando e prevendo um conjunto de ações que organizem e indiquem as faixas de atraso e os riscos presentes em cada um deles, para assim manter uma redução das perdas ligadas à inadimplência.

Há ferramentas de controle financeiro que ajudarão muito também no controle de cobranças e prevenção e inadimplências, entre elas estão pontos de administração fundamentais como:

1- Fluxo de caixa

Ferramenta usada para ajudar no acompanhamento das entradas e saídas de dinheiro da empresa em intervalos de tempo determinados, permitindo uma maior entendimento e controle tanto da capacidade de honrar compromissos imediatos, como também os de médio e longo prazo, dentro de diferentes cenários.

2 – DRE (Demonstração do Resultado do Exercício)

Possuir caixa negativo não é o ideal de nenhum empresário, no entanto, mesmo que você se depare com este cenário, saiba que ainda assim será possível gerar lucro. Para compreender o real desempenho da sua empresa e complementar as informações e dados do fluxo de caixa, é possível utilizar a ferramenta DRE, Demonstração do Resultado do Exercício.

Este controle pode ser feito com o auxílio de softwares financeiros ou usando controles em planilhas. Basta substituir o faturamento bruto, impostos, contribuições, custos operacionais, participações e demais despesas, para que assim seja conhecido o resultado líquido da empresa.

3 – Sistemas de cobrança

Utilizar ferramentas que permitam a automatização do processo de cobrança permitem que o controle financeiro se torne muito mais simples, porque além da redução de etapas manuais, sujeiras a falhas, também é garantida uma alimentação automática das informações financeiras da organização.

Com a automatização do sistema de cobrança é possível simplificar tarefas como a geração de boletos de pagamento, a emissão de notas fiscais, a cobrança de clientes, o controle da inadimplência e consequentemente, se constrói uma maior e melhor saúde financeira.

Alternativas de Softwares financeiros em nuvem

Unindo todas as necessidades de controle do crédito com as ferramentas de gestão financeiras fundamentais mencionadas anteriormente, há, sem dúvidas, muito trabalho a ser feito, no entanto, uma das melhores formas de gerenciar este tipo de tarefa, é contando com a ajuda de sofwares financeiros.

Estes sistemas, disponíveis online, além de se destacarem pela facilidade de utilização, em muitos casos, para pequenos e médios negócios possuem versões gratuitas ou de baixo custo muito eficazes e ainda podem garantir um armazenamento em nuvem, que favorece a flexibilidade na gestão, já que se pode operar o sistema de qualquer lugar e a qualquer momento.

Algumas alternativas de ferramentas são:

• Conta Azul – Gestão e controle financeiro
• Superlógica – Gestão de Assinaturas e Controle Financeiro
• ZeroPaper – Gestão e Controle Financeiro
• Organizze – Sistema de gestão financeira para empresas e pessoas físicas

Etapas da Gestão de Cobranças e Cuidados jurídicos

Controle periódico de atrasos

O ideal é criar uma rotina de controle permanente do relacionamento com clientes e dos atrasos dos mesmos. Neste controle, entre as informações fundamentais devem constar dados como:

• O total da dívida
• Valores a vencer
• Valores vencidos
• Prazo do atraso

O ideal é deslocar uma equipe especial para este tipo de serviço, estabelecer metas claras e prazos para contato, negociação e recuperação deste crédito e além disso, esta planilha deve ser atualizada e analisada semanalmente.

Criação de plano de liquidação

É preciso aplicar um planejamento completo de ações que permitam o diagnóstico de problemas e cobrança e facilitem a rápida atuação. Um sistema de etapas que pode servir como modelo para novas empresas pode compreender etapas como:

Contato com cliente após diagnosticada a dívida

Sugestão e nova data para pagamento e anotação das razões para atraso

Não sendo possível pagamento à vista, sugira parcelamentos e uma comprovação do “de acordo” do cliente (gravação autorizada, assinatura ou documento por escrito, por exemplo)

Havendo a permanência do atraso e o descumprimento deste acordo inicial, o plano de cobrança deve ser adicionado de etapas como:

1. Envio de carta registrada com Aviso de recebimento (AR).

2. Comunicado com indicação de prazo sob o risco de ações judiciais.

3. Suspensão do fornecimento

4. Comunicação de inadimplência ao mercado e sistemas como SPC e Serasa

5. Novas tentativas de contato para realização de acordo

6. Acionamento de ações judiciais

7. Realização de protesto em cartório com comunicação ao cliente

8. Execução de dívidas e responsabilidade de fiadores

Pontos importantes na cobrança judicial com o novo CPC

Recentemente, desde 18 de março de 2016, entrou em vigor o novo Código de Processo Civil (CPC), que traz consigo, diversas mudanças no sistema legal de cobranças de dívidas. Entre algumas das principais mudanças trazidas, diretamente relacionadas com o sistema de cobrança de atrasos estão:

Gestão de cadastro de inadimplentes

Conforme o novo CPC, não bastará mais apenas a decisão judicial transitado em julgado (não caber mais recursos), será preciso obedecer, rigorosamente aos prazos para pagamentos, pois em caso de atrasos, entes públicos, empresas e até mesmo pessoas físicas contarão com a ajuda de outros mecanismos para realizar a cobrança de dívidas.

Entre estes mecanismos está a possibilidade de levar os devedores a protesto em cartório, como uma dívida, assim como a solicitação de inclusão dos dados do devedor no cadastro de inadimplentes, como SPC e Serasa, em prazos mais curtos, o que passará a garantir maior segurança jurídica para empresas e advogados.Além disso, será possível adquirir instrumentos semelhantes ao usado no protesto da certidão de dívida ativa, reforçando o sistema de cobrança.

Mais uma mudança em destaque é o fato de que em casos de condenação de quantia certa ou já fixada em liquidação, o devedor contará com 15 dias para realizar o pagamento voluntariamente. Caso contrário, o débito também contará com uma multa de 10%, mais o pagamento de 10% de honorários advocatícios.

De modo geral, aos inadimplentes, com o novo CPC se tornará mais difícil prolongar todo o processo de cobrança e as empresas passarão a contar com novos suportes judiciais para a realização de cobranças de dívidas, favorecendo-as.

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